Administratorem danych osobowych jest:

YOHO Joanna Wengrzik – Studium Języków Obcych ACCESS
ul. Planetarna 21P/6, 62-020 Zalasewo
NIP: 7822591462
e-mail: jezykiaccess@jezykiaccess.pl
tel. +48 793 440 262

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z nami pod wskazanym adresem e-mail.

Dane Rodzica/Opiekuna

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• numer telefonu i adres e-mail,
• dane dotyczące płatności i rozliczeń,
• informacje przekazywane w korespondencji z ACCESS.

Dane Uczestnika kursu

• imię i nazwisko,
• szkołę i klasę,
• grupę i poziom językowy,
• informacje o obecności, przebiegu kursu i postępach w nauce,
• wizerunek – wyłącznie w zakresie objętym udzieloną zgodą,
• informacje dotyczące szczególnych potrzeb lub zdrowia – tylko wtedy, gdy są istotne dla bezpieczeństwa Uczestnika i zostały przekazane ACCESS zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Organizacja i realizacja kursu

Dane wykorzystujemy przede wszystkim do:

• przyjęcia zapisu i zawarcia umowy,
• przypisania Uczestnika do odpowiedniej grupy,
• kontaktu organizacyjnego z Rodzicem/Opiekunem,
• prowadzenia list obecności i dokumentowania realizacji zajęć,
• monitorowania postępów Uczestnika,
• organizacji odrabiania zajęć,
• prowadzenia płatności i rozliczeń.

W odniesieniu do danych Rodzica/Opiekuna podstawą jest przede wszystkim niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane Uczestnika przetwarzamy w zakresie niezbędnym do prawidłowej organizacji i realizacji kursu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu ACCESS (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Obowiązki prawne i rozliczenia

Dane wymagane przez przepisy podatkowe i rachunkowe przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Roszczenia

Jeżeli będzie to potrzebne, dane możemy przetwarzać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z umową – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane dotyczące zdrowia

Jeżeli Rodzic/Opiekun przekazuje ACCESS informacje dotyczące zdrowia dziecka, które są istotne dla jego bezpieczeństwa lub prawidłowej organizacji zajęć, dane te mogą być przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do tego celu. Ponieważ dane dotyczące zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych, ich przetwarzanie wymaga odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności wyraźnej zgody Rodzica/Opiekuna (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

Jeżeli będzie to potrzebne, zgoda taka jest udzielana odrębnie od Umowy i może zostać wyrażona również elektronicznie, np. w wiadomości e-mail. Nie ma potrzeby udzielania jej przez wszystkich Rodziców/Opiekunów – dotyczy wyłącznie sytuacji, w których ACCESS rzeczywiście otrzymuje informacje o zdrowiu Uczestnika.

W sytuacjach nagłych dane mogą być wykorzystane również wtedy, gdy jest to niezbędne do ochrony żywotnych interesów Uczestnika, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w obowiązujących przepisach.

Do bieżącej obsługi kursów ACCESS korzysta z systemu Kidplace. W systemie mogą być przetwarzane dane potrzebne do obsługi grup, obecności, komunikacji, płatności i organizacji kursu.

Jeżeli Rodzic/Opiekun udzielił odrębnej zgody na zdjęcia w Kidplace, w zamkniętej przestrzeni przeznaczonej dla rodziców/opiekunów uczestników danej grupy mogą być również udostępniane zdjęcia lub krótkie nagrania z zajęć.

Zdjęcia i nagrania przedstawiające Uczestnika wykorzystujemy wyłącznie wtedy, gdy została udzielona odpowiednia zgoda.

W zależności od wybranego zakresu mogą być one:

• udostępniane w zamkniętej przestrzeni Kidplace dla rodziców/opiekunów uczestników danej grupy,
• publikowane na stronie internetowej ACCESS,
• publikowane na oficjalnych profilach ACCESS na Facebooku i Instagramie,
• wykorzystywane w materiałach informacyjnych i promocyjnych ACCESS, np. ulotkach lub plakatach.

W materiałach promocyjnych nie publikujemy pełnego imienia i nazwiska dziecka wraz z jego wizerunkiem.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili wycofana. Jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed cofnięciem zgody.

Jeżeli Rodzic/Opiekun udzielił odpowiedniej zgody, możemy kontaktować się również w sprawie kolejnych zapisów, kontynuacji kursu, nowych grup, wydarzeń, promocji i innych ofert ACCESS.

Kontakt może odbywać się przez kanały wskazane w udzielonej zgodzie, w szczególności:

• e-mail,
• SMS,
• telefon.

Podstawą takiego przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz – w zakresie komunikacji elektronicznej lub telefonicznej – zgoda wymagana przez właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

Zgoda marketingowa jest dobrowolna, nie wpływa na możliwość udziału w kursie i może zostać wycofana w dowolnym momencie.

Dostęp do danych mogą otrzymać wyłącznie podmioty i osoby, którym jest to potrzebne do prawidłowej realizacji naszych usług, w szczególności:

• lektorzy prowadzący zajęcia – tylko w zakresie potrzebnym do pracy z daną grupą,
• dostawca systemu Kidplace,
• dostawcy usług IT, hostingu i poczty elektronicznej,
• operatorzy płatności i banki,
• biuro księgowe,
• podmioty świadczące pomoc prawną lub księgową,
• placówki, na terenie których odbywają się zajęcia – tylko w zakresie potrzebnym do organizacji zajęć i bezpieczeństwa,
• podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie ACCESS otrzymują je wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania powierzonych im usług.

Jeżeli została udzielona zgoda na publikację wizerunku, materiały mogą być publikowane na oficjalnych profilach ACCESS w serwisach Facebook i Instagram. Operatorzy tych platform przetwarzają dane również zgodnie z własnymi zasadami ochrony prywatności.

Jeżeli korzystanie z usług naszych dostawców wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, dane są przekazywane z wykorzystaniem mechanizmów ochrony przewidzianych przez RODO.

Dane związane z zawarciem i realizacją umowy przechowujemy przez okres trwania kursu, a po jego zakończeniu przez czas potrzebny do wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania albo do ustania celu, dla którego została udzielona – zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.

Materiały zawierające wizerunek wykorzystywane promocyjnie nie będą wykorzystywane dłużej niż 3 lata od zakończenia kursu, chyba że zgoda zostanie wycofana wcześniej.

Dane wykorzystywane do komunikacji marketingowej przetwarzamy do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia danego rodzaju komunikacji.

W przypadkach określonych w RODO masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na jezykiaccess@jezykiaccess.pl.

Prawo do złożenia skargi

Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji: uodo.gov.pl.

Podanie danych potrzebnych do zapisu, zawarcia umowy i organizacji kursu jest dobrowolne, ale bez ich podania nie będziemy mogli prawidłowo zawrzeć ani realizować umowy.

Udzielenie zgód dotyczących publikacji wizerunku, zdjęć w Kidplace oraz komunikacji marketingowej jest całkowicie dobrowolne. Brak którejkolwiek z tych zgód nie wpływa na możliwość uczestnictwa dziecka w kursie ACCESS.

Nie podejmujemy wobec Rodziców/Opiekunów ani Uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.